Viele Versuche bei der Kaltakquise sind von vorn herrein zum Scheitern verurteilt. Denn neben den richtigen Argumenten, der passenden Einwandsbehandlung und dem passenden Produkt, sind es auch die richtigen Fragen, die über den Erfolg oder den Misserfolg des Erstgesprächs entscheiden. Einer der entscheidenden Punkte hierbei ist, ob Sie mit dem richtigen Ansprechpartner im Zielunternehmen sprechen. Sprechen Sie mit der falschen Person, verfehlen Sie mit den besten Argumenten ihr Ziel. Denn Ihre Argumente müssen jeweils ganz individuell an die Bedürfnisse und die Motivationen des Ansprechpartners angepasst werden. Auf den Punkt gebracht: Ein Mitarbeiter aus der Marketing-Abteilung wird sich nur begrenzt für die Sicherungsmaßnahmen einer Cloud-basierten IT-Lösung interessieren. Für diesen zählt in erster Line die gute Bedienbarkeit (Usability) des Produkts. Der Abteilungsleiter hingegen wird eher Argumenten gegenüber aufgeschlossen sein, die belegen, dass er mit Hilfe der Lösung seine Zahlen quantifizierbar optimieren kann.

Auch für den Fall, dass sich der Erstkontakt in einem Unternehmen gegenüber dem Vertriebsarbeiter öffnet, ist dies noch längst kein Garant für den vertrieblichen Erfolg. In nicht seltenen Fällen sind die Folge des „erfolgreichen Erstgesprächs“, lange und aufreibende Folgegespräche ohne nennenswerten Fortschritt. Ist dies der Fall, ist dieser Umstand in der Regel nicht dem Ansprechpartner im Unternehmen zuzuschreiben. Der Grund hierfür ist in den meisten Fällen, dass es der Vertriebsmitarbeiter versäumt hat, bei Qualifizierung seines Ansprechpartners die richtigen Fragen zu stellen. Viel besser wäre es gewesen, hätte er gleich mit dem passenden Verantwortlichen gesprochen.

Ist die richtige Abteilung und die passende Hirarchiestufe für die die telefonische Erstansprache (Kaltakquise) definiert, stellt sich nun noch die Frage, wie die entsprechende Kontaktperson im jeweiligen Unternehmen am besten ausfindig zu machen ist. Hier gibt es mehrere Möglichkeiten:

1. Recherche in den sozialen Netzwerken

Viele Unternehmen – vor allem aus den traditionellen Branchen – stehen der Wissensquelle Social Media nach wie vor skeptisch gegenüber. Die Praxis jedoch zeigt, dass die Recherche im Netz heutzutage oftmals sehr erfolgsversprechend ist. Denn in vielen Fällen erweisen sich die Sozialen Netzwerke als die ressourcenreichsten und treffsichersten Lagerstätten benötigten Wissens, wenn es um die Kontaktinformationen geht. Begründen lässt sich dies in erster Linie damit, dass es in den relevanten Positionen nur noch wenig Arbeitnehmer gibt, die nicht zumindest einen Account in den relevanten Karrierenetzwerken besitzen. Vertriebmitarbeiter somit hier ihre optimalen Ansprechpartner lokalisieren. Die Informationen in den Sozialen Netzwerken sind zudem in den meisten Fällen die Aktuellsten. Denn fragen Sie sich selbst: Was sind Ihre ersten Amtshandlungen, wenn sie Ihren Job wechseln? Richtig, Sie aktualisieren zu allerst Ihr Profil bei Xing und LinkedIn! Grundlegende Voraussetzung für eine ergiebige Recherche in den Karrierenetzwerken ist ein kostenpflichtiger Account. Dieser ist bereits für wenige Euro im Monat zu haben und in diesem Fall jeden Cent wert. Denn mit Ihrem Premium-Account können Sie sich in den jeweiligen Unternehmen genau die Mitarbeiter anzeigen lassen, die in der entsprechenden Position tätig sind, die Sie für Ihre Erstansprache benötigen. Hinzu kommt, dass die Netzwerke von Xing und LinkedIn auch die direkte Kontaktaufnahme ermöglichen. Selbstverständlich kann es auch nicht schaden, wenn Sie erkennen, dass Ihr Ansprechpartner und Sie gemeinsame Bekannten haben. Dies schafft Vertrauen oder Ihr gemeinsamer Bekannter stellt ggf. einen direkten und persönlichen Kontakt zu Ihrer Zielperson her.

2. Recherche auf Firmenwebsites

Eine weitere erfolgsversprechende Möglichkeit, den Namen der richtigen Zielperson – besonders bei Abteilungsleitern – zu ermitteln, ist die Recherche auf der jeweiligen Website des Unternehmens. Einige Unternehmen stellen ihre Abteilungsleiter freizügig mit Namen und Bild vor. Nicht selten sind hier auch zusätzlich noch die entsprechenden Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, telefonische Durchwahl) vermerkt. Besonders erfolgversprechend ist diese Methode bei Vertriebsleitern und Marketingverantwortlichen. Die Namen der Letztgenannten finden sich auch häufig im Impressum, da diese oftmals für den Inhalt der Website verantwortlich sind.

3. Anruf in der Firmenzentrale

Viele Vertriebler haben eine natürliche Scheu, bei der Kaltakquise in der Firmenzentrale anzurufen und nach dem Namen des jeweiligen Ansprechpartners zu fragen. Unsere Praxis zeigt jedoch in vielen Fällen, dass diese Methode oftmals von Erfolg gekrönt ist. Wichtig hierbei ist jedoch die richtige Vorgehensweise:

So sollten Sie Ihr Anliegen freundlich, jedoch bestimmt und keinesfalls zu unterwürfig vortragen. Einfach gesagt: Die Empfangsdame muss das Gefühl haben, dass Ihr Anliegen das Selbstverständlichste der Welt ist. In dem Moment wo Sie fragen „Wer bei Ihnen im Haus ist denn für das Marketing verantwortlich?“ sollten Sie dies mit der gleichen Selbstverständlichkeit tun, wie Sie im Cafe um die Ecke einen Espresso bestellen.

Auch die Details der Wortwahl sind hierbei erfolgsentscheidend. Ersetzen Sie „verantwortlich“ keinesfalls durch „zuständig“. In diesem Fall kommt der Vertriebsmitarbeiter tendenziell eher einen untergeordneten Angestellten als Ansprechpartner genannt, als den Abteilungsleiter.

Bekommt der Vertriebsmitarbeiter am Empfang den entsprechenden Ansprechpartener genannt und dieser ist aktuell nicht zu sprechen, trennt sich die Spreu vom Weizen. Denn der erfolgreiche Vertriebler unterscheidet sich vom mittelmäßigen Kaltakquisiteur unter anderem dadurch, dass er in diesem Fall auch gleich auch noch die Durchwahl erfragt. Erbenso lassen sich erfolgreiche Akquisiteure nicht mit allgemeine Aussagen wie „ab morgen um 9h ist Herr Müller wieder im Haus“ abspeisen. Denn der erlgreiche Vertriebler weiß, dass der Mitarbeiter am Empfang oftmals Zugriff auf die Terminkalender der Kollegen hat. Bei der Akquise ist es der Sache somit oftmals dienlich, sich direkt über die Zeiten unterrichten zu lassen, zu dennen die höchste Wahrscheinlichkeit besteht, den entsprechenden Ansprechpartner zu erreichen. (Besonders bei Abteilungsleitern ist dieses Vorgehen wichtig, da diese heutzutage meistens in Meetings sitzen.)

4. Google

Als letzte Möglichkeit für die Recherche Ihres Ansprechpartners möchte ich Ihnen gerne noch Google vorstellen. Ist die entsprechende Zielperson nicht über die bereits genannten Kanäle aufzufinden, sorgt die Recherche bei Google oftmals für den entscheidenden Durchbruch. Da Unternehmen heutzutage viele Pressemitteilungen versenden, Interviews geben und auch sonstige Möglichkeiten der Berichterstattung nutzen, ist die Chance groß, dass dabei auch ein Klarname in Verbindung der entsprechenden Position genannt wird. Somit ist bei der Reche nach dem entsprechenden Firmennamen in Komination mit der gesuchten Position in nicht seltenen Fällen ein Treffer möglich, den Sie auf den übrigen Kanälen sonst nicht gelandet hätten.